Ofislerin, ev ortamından farklı olarak takibi daha zordur.Bir eve girip çıkan eşyanın kontrolünü evin sahibi yapabilir, fakat ofise gelen giden evrakın takibi ne yazık ki bu şekilde yapılamıyor.Bu noktada evrakların takibini yapabilmek için gelen tüm evrakların toplandığı bir noktanın olması daha doğru olacaktır.

Ofiste düzen için size en çok modüllere ayırma yöntemi yardımcı olacaktır.Öncelikle erişimi en kolay noktalara en sık kullandığımız günlük ve aylık,daha zor noktalara ise yıllık evrakları koyabiliriz.Bunun yanından 1 yıldan daha uzun süreli kullanılmayacak evrakların da arşive kaldırılması en doğru yöntem olacaktır.

Evrak sıralamasını şayet faturalar söz konusu ise;alış-satış olarak ve bunları da yıllık olarak aylara göre sıralarsanız, ve ayları da kendi içinde gün gün ilerletirseniz, aradığınız evrakı bulmanız oldukça kolay olacaktır.

Müşteri bazlı bir sıralama yapacaksanız ise alfabetik sıraya göre dosyalama sizin için müşteri bilgilerine ulaşma konusunda yardımcı olur.

Sözleşme,teklif,sipariş gibi işlemlerde takip no kullanmanız,hem karışıklıkları engeller hem de aradığınız evrakı bulmanızı kolaylaştırır.

Evrakları bu sistemde yerleştirdikten sonra sıra geldi diğer dikkat etmemiz gereken hususlara;

1-İhtiyacınızdan fazla kırtasiye ürünü bulundurmayın,Örneğin bir masada 10 tane kalem işiniz bunu gerektirmiyorsa fazlalıktan başka hiç bir işe yaramaz.Ataşlar,silgiler,notluklar içinde durum böyledir.Alırken az ve öz ürünler almaya dikkat edin.

2-Ajanda kullanmaya özen gösterin.Düzenli ajanda tutmanız hem not kağıdı kalabalığından korunmanızı,hem de kağıtların kaybolması durumunda yaşanması muhtemel aksaklıkların önüne geçmesini sağlar.

3-Akşamları işten çıkarken mutlaka masanızı düzenli bırakın,yarın sabah yeni bir gün ve yeni güne evrak yığınıyla başlamak tüm enerjinizi sömürecektir.

4-Gereksiz evrakları anında yırtıp kaldırın,böylece diğer evraklara karışıp dosyalara girmesini engellemiş olursunuz.

5-Süresi geçmiş evrakların yerine yeni tarihli orijinalleri geldiğinde eskileri imha etmeye özen gösterin.

Unutmayın,en verimli olmanız gereken saatler ofiste geçer ve kalabalığın veriminizi düşürmesine izin vermeyin.

Potansiyelini keşfetmen dileğiyle…

 

Bu slayt gösterisi için JavaScript gerekir.